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2010'05.19 (Wed)

株式総会の召集手続き

株主総会の時期になってきました。

3月末決算法人の中小企業では、2ヵ月後の今月が多いでしょう。
定款で3ヵ月以内に定時株主総会を開く会社は来月が総会です。

とはいっても、多くの中小企業はほとんど株主総会を開いていないのが実態でしょう。
社長一人が株主の場合は、開く意味もあまり無いと言えるかもしれません。
その場合は、株主総会議事録を用意すればおしまい。
場合によっては、取締役が集まって決定書等を作成する。
最近は税務的な要請で各人ごとの年間報酬、月額報酬、事前確定届出給与などを書類に残しておく必要があります。

複数人の株主がいる会社では、招集通知が必要な場合もあります。
招集通知には、以下のような記載が必要です。(必要なものを選択してください)
(1)株主総会の日時・場所
(2)株主総会の目的である事項
(3)書面により議決権を行使できる場合は、その旨
(4)電子的方法により議決権を行使できる場合は、その旨
(5)その他法務省令で定められている事項

ただし、取締役会非設置会社は、招集通知を口頭でしてもいいですし、電話で済ませても良いです。
取締役会設置会社は、通知を出す必要があります。
また、株主が全員出席する総会は、招集通知がなくても適法に開催されたことになります。
その他招集通知を省略できる場合があります。

招集通知に添付書類が必要な場合もあります。
取締役会設置会社は、計算書類、事業報告、監査報告を添付書類になります。
取締役会非設置会社は、原則的には上記書類の添付は必要ありません。
(書面投票、電子投票をする会社は、添付が必要になります。
会計監査人設置会社は、もう少し別の資料も必要になります。
会社のあり方(機関設計)によって違いますのでご注意下さい。

定款に特に定めが無ければ、総会の1週間前に出さないといけないので、準備が大変です。

経理・総務関係の人が忙しい時期です。
お体、ご自愛下さい。


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